¿Puede la revelación de los beneficiarios finales comprometer penalmente al oficial de cumplimiento?

Los oficiales de cumplimiento están obligados a reportar la información sobre los beneficiarios finales a sus contrapartes; sin embargo, puede existir un riesgo penal, dado que en Colombia la información relacionada con la condición de accionista está sometida a reserva legal.

“Para el caso de la sociedad anónima, dada su esencia, los accionistas permanecen en el anonimato y su presencia frente a terceros es inadvertida. Su información se mantiene reservada ante terceros y en ocasiones ante los demás socios, tanto que ni siquiera en el registro mercantil de la Cámara de Comercio esta información es pública. Esta oficina entiende que cualquier sociedad anónima está caracterizada por la prerrogativa legal de no ser expuesta su información social ante terceros o ante los propios socios y solo por voluntariedad de las partes o por orden judicial puede ser exhibida”.

El anterior enunciado está contenido en el Oficio 220- 082263 del 26 de abril de 2023 de la Superintendencia de Sociedades y está respaldado por el artículo 62 del Código de Comercio, en el cual se advierte que los responsables de los libros de accionistas que viole(n) la reserva de los mismos será(n) sancionado(s) con arreglo al Código Penal en cuanto a la violación de secretos y correspondencia, sin perjuicio de las sanciones disciplinarias del caso.  

A su turno, en los artículos 194 y 269F del Código Penal colombiano se consagran los siguientes delitos relacionados con lo ya enunciado:

“DIVULGACIÓN Y EMPLEO DE DOCUMENTOS RESERVADOS. El que en provecho propio o ajeno o con perjuicio de otro divulgue o emplee el contenido de un documento que deba permanecer en reserva, incurrirá en multa, siempre que la conducta no constituya delito sancionado con pena mayor.”. 

VIOLACIÓN DE DATOS PERSONALES. El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero (…) divulgue (…) datos personales contenidos en (…) bases de datos (…) incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.”.

Por consiguiente, si usted es oficial de cumplimiento de una sociedad anónima, es indispensable que cuente con la autorización previa, informada, clara y expresa de los accionistas para revelar su información. De esta manera, dará cumplimiento a lo consagrado en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 (Ley de Habeas Data) y evitará ser denunciado ante la Fiscalía por alguno de los delitos mencionados anteriormente.

Esta autorización también es necesaria cuando se entrega a las contrapartes copia del “Reporte Único de Beneficiarios Finales - RUB”, dado que el mandato legal que impone el deber de entregar esa información a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, no reemplaza la autorización previa, informada, clara y expresa requerida por la Ley de Habeas Data.

De otra parte, si los accionistas de la empresa deciden no autorizar que su información sea revelada, lo que procede es comunicar dicha decisión a las contrapartes. No obstante, deberá reportar el nombre del representante legal. Esto para atender a los parámetros del artículo 631-5 del Estatuto Tributario.

Como se ha evidenciado, para el adecuado desempeño de las funciones a cargo del oficial de cumplimiento es fundamental conocer los deberes legales que no están contenidos en las circulares de las superintendencias, cuya desatención puede generar graves riesgos legales, institucionales y personales.