Colaborar con las autoridades entregando información requerida a tiempo y completa y permitiendo el acceso a los archivos es un deber que tienen banqueros y empresarios en el Sarlaft, el Sagrilaft y el programa contra el soborno transnacional. Desatenderlo genera graves consecuencias legales.
El Sarlaft y la falta de colaboración con las autoridades
Recientemente, la Superintendencia Financiera de Colombia impuso y ratificó (Res. 899 del 13/10/20) una multa de quinientos millones de pesos (cerca de 140 mil dólares) a un banco por haberse demorado en entregar información al Delegado para Finanzas Criminales de la Fiscalía General de la Nación. Una vez allegadas, “las fotocopias de los cheques salieron con manchas oscuras o cercenadas en su contenido, situación que impide su lectura”.
Adicionalmente, el requerimiento no fue respondido en su totalidad y se destaca que no es la primera vez que las respuestas a los fiscales presentan problemas de oportunidad. En similar sentido, determinados requerimientos de información de la UIAF fueron respondidos con datos parciales y con retardo, en uno de los casos hasta de once meses.
Además, la Superintendencia reprocha que el banco hubiera demorado la respuesta por haber solicitado el logo de la Fiscalía en el oficio petitorio, toda vez que ya contaba con lo exigido por el estatuto procesal penal (Art. 244), esto es, constancia de la autorización previa del fiscal y de la revisión por un juez de control de garantías y añade que el correo electrónico aparecía enviado desde el dominio “@fiscalia.gov.co”, todo lo cual debía generar confianza sobre el peticionario.
De otra parte, en cuanto al argumento del banco, según el cual la información fue solicitada por la Fiscalía y la UIAF luego de más de cinco años, lo cual dificultaba su obtención, la Superintendencia le recordó el artículo 96 del estatuto financiero que dice: “Los libros y papeles de las instituciones vigiladas…deberán conservarse por un período no menor de cinco años… Vencido este lapso, podrán ser destruidos siempre que se garantice su reproducción exacta”.
El antisoborno transnacional y la falta de colaboración con las autoridades
Por su parte, la Superintendencia de Sociedades de Colombia al parecer en el año 2018[1] impuso y ratificó una multa por cerca de ciento cincuenta y cinco millones de pesos (40 mil dólares), debido a que en una visita de inspección dentro de una investigación por la conducta de soborno trasnacional la sociedad no autorizó el acceso a los computadores del representante legal, el auxiliar contable y el responsable financiero.
La sociedad manifestó que ello afectaría su derecho a la reserva de sus datos y vulneraría los principios de transparencia, buena fe y presunción de inocencia. La superintendencia invocó su facultad legal para recaudar información y señaló que la información que buscaba era pertinente pues se trataba de movimientos financieros provenientes de otro país en ejecución de un supuesto contrato de suministro y puso de presente que la reserva no le es oponible (Art. 15 Const. Pol., arts. 61 y 63 Co. Co. y art. 27 C.P.A.)
El sustento normativo de las potestades y los deberes
El artículo 20 de la Ley 1778/16 y el artículo 326 del estatuto financiero facultan a las mencionadas superintendencias para practicar visitas de inspección incluso a personas no vigiladas y recaudar la información que requieren para el cumplimiento de sus funciones.
Adicionalmente, el citado artículo 96 del estatuto financiero y artículo 28 de la Ley 962 de 2005 imponen a banqueros y empresarios el deber de conservar el original de sus documentos hasta por diez años, luego de lo cual pueden destruirse, pero solo después de haber sido copiados en un medio que garantice su reproducción exacta para cuando las autoridades los requieran.
Por su parte tanto el SARLAFT 4.0 como el SAGRILAFT exigen que los registros correspondientes a los clientes cumplan con los criterios de integridad, confiabilidad, disponibilidad, cumplimiento, efectividad, eficiencia y confidencialidad, lo cual permitirá atender en debida forma y en cualquier tiempo los requerimientos de información por parte de las autoridades.
En el mismo sentido, en la Circular Externa del 26 de julio de 2016 y en la Guía Práctica para entender la lucha contra el Soborno Internacional, la Superintendencia de Sociedades solicita regular la conservación de documentos y el deber de colaborar con las autoridades.
Recomendaciones
En consecuencia, para atenuar el correspondiente riesgo legal es necesario:
Que en los correspondientes manuales de procedimientos y catálogos de funciones estén detalladamente regulados los deberes a cargo de todos los empleados en el sentido de dejar documentadas las operaciones, transacciones, negocios y contratos.
Que se regule su tránsito al archivo y los parámetros de la conservación, trazabilidad y reserva de originales, su reproducción y destrucción y la protección, reserva y cadena de custodia de los facsímiles.
Que se regule el registro, conservación, reserva y protección de datos y documentos electrónicos, especialmente los relacionados con el teletrabajo.
Que la auditoría verifique periódicamente el cumplimiento de estas obligaciones.
Que el representante legal y al oficial de cumplimiento presenten los resultados de estas verificaciones en sus reportes periódicos a la junta directiva.
Que se regule lo relativo a la atención de requerimientos escritos y presenciales de las autoridades, particularmente los responsables de atenderlos. Cuando provienen de la superintendencia y de fiscalía, deben estar a cargo directamente del oficial de cumplimiento y del representante legal.
Que se capacite a todo el personal y se genere una cultura de cumplimiento de los procedimientos y políticas en materia documental y en lo que hace a la atención a las autoridades.
[1] La versión pública se reveló hace poco y tiene oculta la fecha de emisión.